Im IMDS wurde das Konzept der Organisationseinheiten implementiert, um im IMDS registrierte Unternehmen besser strukturieren und  Informationen gezielt an einzelne Organisationseinheiten versenden zu können. Organisationseinheiten tragen auf diese Weise zu einer effizienten Unternehmensorganisation im IMDS bei.

Beispielsweise ist es möglich, Materialdatenblätter (MDB) direkt an bestimmte Organisationseinheiten – anstatt an das Gesamtunternehmen – zu versenden. Bei der Strukturierung in Organisationseinheiten werden in einem Unternehmen unter der bereits bestehenden IMDS-ID weitere IMDS-IDs für die verschiedenen Organisationseinheiten erstellt:

Anwender können dabei einer Organisationseinheit oder mehreren Einheiten bzw. IMDS-Konten zugeordnet werden. Jeder Anwender erhält nur die MDB zur Prüfung, die an die für ihn freigeschalteten Einheiten gesendet werden. Nachdem ein Lieferanten-MDB akzeptiert wurde, ist es für jeden Anwender im Unternehmen verfügbar. In Unternehmen, die nicht in Organisationseinheiten unterteilt sind, kann es vorkommen, dass aufgrund der fehlenden Strukturierung wichtige Funktionen des IMDS nicht verwendet werden.

Bei den Organisationseinheiten unterscheidet man zwei mögliche Verfahren:

• Das Unterteilen in Organisationseinheiten: Eine Firmen-ID wird in mehrere Organisationseinheiten unterteilt.
• Das Zusammenführen von Organisationseinheiten: Mehrere Firmen-IDs werden zusammengeführt. Dieses Vorgehen wird „Merge“ genannt und erfordert die Hilfe von HPE.

Jedes dieser beiden Verfahren besitzt  Vorteile, die wir im Folgenden für Sie zusammengefasst haben:

In Organisationseinheiten unterteilen:

• Sie haben die Möglichkeit, den Datenbestand in Ihrer Firmen-ID zu unterteilen, zum Beispiel nach Projekten, Fachbereichen, Standorten oder nach Produktstatus wie Entwicklung, Serie etc. Anwender haben dadurch die Option, nur die Daten zu verwalten, für die sie zuständig sind.
• Sie können die Datenprüfung gezielt von den Anwendern durchführen zu lassen, die für ihre Bereiche zuständig sind. Ein Anwender, der die Daten im Eingang seiner Organisationseinheit prüft, weiß, dass alle Daten für seinen Bereich bestimmt sind und kann diese umgehend bearbeiten. Es werden problemlos auch diejenigen Daten im Eingang gefunden, die ein Lieferant nicht korrekt – zum Beispiel unter Verwendung eines falschen Sachnummerformats – gesendet hat.

Zusammenführen (Merge):

• Sie haben die Möglichkeit, mit nur einem Zugang firmenweite Analysen durchzuführen, wie beispielsweise die Verwendung eingeschränkter Reinstoffe/REACH, verwendete Materialien von Lieferanten (zur Optimierung des Einkaufs), Materialstatus etc. Ohne „Merge“, benötigt ein Anwender mehrere IDs – eine für jede Organisationseinheit – und muss jede Firmen-ID separat analysieren.
• Sie haben die Möglichkeit, intern freigegebene MDB/Module firmenweit zu verwenden. Ohne „Merge“, muss der Anwender ein MDB von einer Firmen-ID zur anderen senden und dort akzeptieren, bevor es verwendet werden kann. Ein Schritt, welcher auch gegen die aktuellen Richtlinien verstößt, wenn er nicht der Lieferkette entspricht.
• Lieferanten, die bisher an mehrere Firmen-IDs lieferten, müssen nur noch ein MDB senden. Dadurch wird der Aufwand der Datenprüfung firmenweit reduziert.

Wie imds professional Sie bei Organisationseinheiten unterstützt:

Organisationseinheiten sorgen für einen einen effizienten IMDS-Prozess. Möchten Sie Organisationseinheiten in Ihrem Unternehmen erstellen oder möglicherweise auch erst prüfen, ob diese für Sie in Frage kommen? Wir beraten Sie gerne und analysieren, welche Struktur für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und führen auf Wunsch den Prozess unkompliziert für Sie durch – von der Bildung der Organisationseinheiten oder dem „Merge“ bis zum Verschieben der MDB und dem Freischalten der Anwender. Gerne übernehmen wir auch für Sie die Aufgabe, mit HPE direkt den Merge durchzuführen

Ihr Ansprechpartner Björn Werkmeister berät Sie gerne.
Telefon: +49 6083 9130-27
E-Mail: bjoern.werkmeister@imds-professional.com