Wie bereits in unserem Blog erläutert, müssen wegen der DSGVO die Ansprechpartner im IMDS der Verwendung ihrer Daten zustimmen. Dabei kam es bei einigen Unternehmen zu Problemen und Ansprechpartner wurden deaktiviert. Daher hat das Team von DXC Technology erneut eine E-Mail an Firmenadministratoren und im System hinterlegte Ansprechpartner verschickt. In dieser wird erläutert, wie Ansprechpartner (re-)aktiviert werden können:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie erhalten diese E-Mail, weil Sie ein Firmenadministrator oder Ansprechpartner im IMDS sind.

Einige Unternehmen haben Probleme bei der Aktivierung von Ansprechpartnern im IMDS gemeldet. Wir möchten Ihnen dabei helfen.

Eine neue Datenschutzbestimmung schreibt vor, dass jeder IMDS-Ansprechpartner und Nutzer die Anzeige seiner persönlichen Daten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) an andere Nutzer im IMDS autorisieren muss. Um dieser Regelung nachzukommen, müssen wir jeden Nutzer und Ansprechpartner bitten, die Weitergabe seiner persönlichen Daten zu genehmigen. Benutzer können die Berechtigung beim ersten Einloggen und/oder in der Administration – Persönliche Einstellungen vergeben. Ansprechpartner und Benutzer sind jedoch getrennt. Da ein Ansprechpartner kein Benutzer sein muss, sieht IMDS Ansprechpartner und Benutzer immer als getrennte Rollen, und es gibt im IMDS keine Verbindung zwischen diesen beiden Rollen. Daher müssen die Ansprechpartner immer die Berechtigung zur Weitergabe ihrer persönlichen Daten über einen E-Mail-Prozess bestätigen, der von einem Unternehmensadministrator initiiert wird. Dieser E-Mail-Prozess läuft wie folgt ab:

Als Firmenadministrator:

• Die Verwaltung der Ansprechpartner erfolgt über das Menü unter Verwaltung – Ansprechpartner.
• Wenn ein gewünschter Ansprechpartner als inaktiv angezeigt wird, aktivieren Sie bitte den bestehenden Ansprechpartner wieder, anstatt einen neuen Ansprechpartner für dieselbe Person zu registrieren. Wenn Sie eine neue Kontaktperson für dieselbe Person anlegen, kann die Person neuen MDBs zugeordnet werden, aber alle früheren MDBs, denen diese Kontaktperson zugeordnet wurde, sind leer, und die Kontaktperson muss neu zugeordnet werden.
• Um einen Ansprechpartner wieder zu aktivieren, suchen Sie bitte Ihre Ansprechpartner. Mit Doppelklick gelangen Sie in das Detailbild. Von diesem Bildschirm aus können Sie das IMDS veranlassen, der Kontaktperson eine E-Mail zur Bestätigung zu senden. Die E-Mail wird an die E-Mail des Kontakts gesendet. Informieren Sie die Kontaktperson, dass sie nicht am IMDS angemeldet sein darf, wenn sie auf den Link in der Aktivierungs-E-Mail klickt, da sonst ihre Sitzung beendet wird und die Aktivierung möglicherweise nicht funktioniert. Die Kontaktperson muss auf den Link in der Aktivierungs-E-Mail klicken, um die Aktivierungsseite anzuzeigen, und dann auf den Link „Aktivieren“ klicken. Der Kontakt wird innerhalb weniger Minuten nach dem Klicken auf den Link Aktivieren aktiviert.
• Ein Firmenadministrator kann auch ein generisches Gruppenpostfach für eine Kontaktperson verwenden, solange jemand die Aktivierungs-E-Mail verwenden kann, die an das Gruppenpostfach gesendet wurde, um die Aktivierung abzuschließen. Dies ist eine tragfähige Lösung, wenn es keine Kontaktpersonen gibt, die bereit sind, die Weitergabe ihrer persönlichen Daten zu erlauben.
• Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Kontakts ändern, muss der Inhaber der E-Mail-Adresse die Bereitschaft bestätigen, ein aktiver Ansprechpartner zu sein.

Als IMDS-Ansprechpartner:

• Wenn Sie neu sind, die Erstaktivierung verpasst oder abgelehnt haben, kann nur ein IMDS-Firmenadministrator Sie als IMDS-MDS-Ansprechpartner einladen oder reaktivieren. Wenn der Firmenadministrator beantragt, dass eine Kontaktperson aktiv wird, erhält die Kontaktperson eine Bestätigungs-E-Mail an die vom Firmenadministrator angegebene E-Mail-Adresse. Dies ist nicht Ihre Benutzerkonto-E-Mail.
• Wenn Sie ein IMDS-Benutzer sind, stellen Sie bitte sicher, dass Sie nicht am IMDS angemeldet sind, wenn Sie auf den Link E-Mail-Bestätigung aktivieren klicken. Die Aktivierung funktioniert nicht, wenn Sie am IMDS angemeldet sind.
• Bitte lesen Sie die Aktivierungsmail sorgfältig durch, da der Aktivierungsvorgang in der Mail beschrieben ist.
• Der Aktivierungslink sollte eine eigene IMDS-Login-Seite anzeigen. Anstelle der IMDS-News sieht der Ansprechpartner Informationen darüber, ob er ein Ansprechpartner im IMDS ist. Die Schaltfläche zum Aktivieren oder Abbrechen der Aktivierung befindet sich auf der rechten Seite des Bildschirms. Nur wenn Sie die Option Aktivierung wählen, werden Sie als Ansprechpartner aktiviert.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an eines der IMDS Service Center