Was sind Organisationseinheiten?

Im IMDS wurde das Konzept der Organisationseinheiten implementiert, um Unternehmen, die im IMDS registriert sind, besser zu strukturieren und Informationen gezielt an einzelne Organisationseinheiten versenden zu können. Auf diese Weise ist es beispielsweise möglich, Materialdatenblätter (MDB) direkt an bestimmte Organisationseinheiten – anstatt an das Gesamtunternehmen – zu versenden.

Bei der Strukturierung in Organisationseinheiten werden in einem Unternehmen unter der bereits bestehenden IMDS-ID weitere IMDS-IDs für die verschiedenen Organisationseinheiten erstellt:

Anwender können dabei einer Organisationseinheit oder mehreren Einheiten bzw. IMDS-Konten zugeordnet werden. Jeder Anwender erhält nur die MDB zur Prüfung, die an die für ihn freigeschalteten Einheiten gesendet werden. Nachdem ein Lieferanten-MDB akzeptiert wurde, ist es für jeden Anwender im Unternehmen verfügbar.

In Unternehmen, die nicht in Organisationseinheiten unterteilt sind, kann es vorkommen, dass aufgrund der fehlenden Strukturierung wichtige Funktionen des IMDS nicht verwendet werden.

Beispiel: Die Funktion Nachrichten
Unter dieser Funktion gehen Nachrichten für das gesamte Unternehmen ein. Das bedeutet, dass Nachrichten, die jedes MDB, jede Anfrage und jede Ablehnung betreffen, an jeden Anwender übermittelt werden.
Da es für den Anwender zu zeitaufwendig sein kann, die ihn betreffenden Informationen aus der Gesamtmenge an Nachrichten herauszufiltern, wird diese Funktion oftmals nicht genutzt.
Ist ein Anwender jedoch nur seiner Organisationseinheit zugeordnet, können Nachrichten direkt an seine IMDS-ID gesendet werden und er erhält nur die Informationen, die tatsächlich für ihn relevant sind.

In Organisationseinheiten unterteilen:

• Sie haben die Möglichkeit, den Datenbestand in Ihrer Firmen-ID zu unterteilen, zum Beispiel nach Projekten, Fachbereichen, Standorten oder nach Produktstatus wie Entwicklung, Serie etc. Anwender haben dadurch die Option, nur die Daten zu verwalten, für die sie zuständig sind.
• Sie können die Datenprüfung gezielt von den Anwendern durchführen zu lassen, die für ihre Bereiche zuständig sind. Ein Anwender, der die Daten im Eingang seiner Organisationseinheit prüft, weiß, dass alle Daten für seinen Bereich bestimmt sind und kann diese umgehend bearbeiten. Es werden problemlos auch diejenigen Daten im Eingang gefunden, die ein Lieferant nicht korrekt – zum Beispiel unter Verwendung eines falschen Sachnummerformats – gesendet hat.

Möchten Sie Organisationseinheiten in Ihrem Unternehmen erstellen oder möglicherweise auch erst prüfen, ob diese für Sie in Frage kommen? Wir beraten Sie gerne und analysieren, welche Struktur für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und führen auf Wunsch den Prozess unkompliziert für Sie durch.

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